Banyak orang beranggapan bahwa divisi HR hanya bertugas untuk merekrut karyawan baru. Padahal, HR menghabiskan sebagian besar waktunya untuk mengurus data karyawan yang sedang bekerja di perusahaan.

Tugas-tugas rutinitas seperti data kehadiran karyawan, data kinerja karyawan hingga reimbursement in memang menuntut kecepatan dan ketepatan bukan hanya dari HR, tapi juga berhubungan dengan divisi lain, sepeti finance.

Penggunaan data-data dan proses manual bisa saja jadi hambatan. Masalah data kehadiran yang tidak valid, informasi yang tidak real-time, kertas data yang rusak atau hilang, serta tidak adanya kemudahan dalam memberikan informasi terkait presensi karyawan dalam bekerja akan membuat proses menjadi lambat.

Di era digital seperti ini, seharusnya karyawan dibekali dengan teknologi yang memudahkan karyawan dalam mengakses informasi dan data pekerjaannya secara mandiri.

Employee Self Service

Employee Self Service (ESS) hadir sebagai sistem yang digunakan oleh perusahaan/pelaku bisnis dimana karyawan diberikan akses meliputi tugas-tugas harian, data kehadiran dan cuti hingga informasi pribadi untuk dapat melakukan pekerjaannya secara mandiri.

Karyawan diberikan kesempatan untuk mengisi, melihat, dan menyunting data mereka sendiri tanpa harus menunggu bagian administrasi.

Dasar utama sistem ESS adalah menggunakan sambungan internet sebagai dasar untuk mengakses informasi dan menggunakan perangkat yang mudah dijangkau oleh karyawan seperti smartphone dan PC.

Apakah ESS (Employee Self Service) Aman?

Meskipun sistem perusahaan dapat diakses mandiri oleh karyawan, namun ada batasan-batasan yang sudah diatur dalam ESS, sehingga data-data privat tetap terjamin keamanannya.

Mengapa Employee Self Service penting diterapkan di perusahaan?

Survei Manajemen Pengetahuan yang dilakukan Technology Service Industry Association (TSIA) tahun 2014 menunjukkan bahwa 40% karyawan berpendapat bahwa produktivitas dapat meningkat 20–30% dengan manajemen pengetahuan yang efektif.

Pengetahuan tersebut meliputi pengetahuan IT, SDM, dan yang lainnya.

ESS akan jadi solusi dalam meningkatkan keterlibatan karyawan dengan informasi yang konsisten dan terkelola. Akses juga mudah karena ESS menyediakan sumber informasi utama kebutuhan karyawan dan memberikan jawaban di seluruh portal, perangkat, maupun aplikasi.

Karyawan juga diajak untuk memegang tanggung jawab terhadap data pribadi masing-masing dan dapat mengaksesnya kapan saja dan dimana saja. Keterlibatan langsung bertujuan untuk meningkatkan loyalitas karyawan.

Bentuk dan Manfaat ESS (Employee Self Service) untuk Karyawan dan Perusahaan

Aplikasi absensi online

Aplikasi absensi online termasuk bentuk penerapan ESS karena karyawan menginput data setiap berangkat dan pulang kerja sehingga otomatis masuk dalam sistem absen karyawan HRD dengan perangkat masing-masing seperti smartphone.

Data akan tersimpan setiap hari sehingga karyawan dapat memonitoring absennya selama bekerja.

Aplikasi seperti ini akan membantu pihak perusahaan untuk lebih mudah dalam pendataan absen karyawan, apalagi jika perusahaan memiliki sistem kerja yang fleksibel ataupun punya lokasi dari satu cabang ke cabang lain berjauhan. Selain itu perusahaan akan lebih hemat dalam penyediaan kebutuhan atau perangkat absen.

Slip Gaji Online

Baca juga : Kenapa Harus ada Slip Gaji?

Slip gaji ini merupakan bentuk ESS karena mereka bisa mengaksesnya secara mandiri. Transparansi gaji yang bersifat pribadi dapat diberikan dalam bentuk slip gaji online yang lebih praktis langsung ke aplikasi pada setiap ponsel karyawan.

Perusahaan tidak perlu menggunakan cara lama dengan mencetak kertas dan membagikannya secara manual.

Seluruh catatan slip gaji dari bulan ke bulan juga tersimpan dalam sistem dengan baik dan aman, sehingga karyawan dapat sewaktu-waktu melihat kembali informasi slip gajinya tanpa perlu meminta pada HRD atau beresiko seperti hilang atau rusak.

Perizinan dan cuti

Pengajuan izin dan cuti merupakan bentuk lain dari ESS ketika dapat dilakukan secara mandiri oleh karyawan.

Pengajuan ini melalui sistem yang langsung tersampaikan pada atasan, HR, atau manajemen perusahaan untuk dikonfirmasi apakah diterima atau ditolak.

Penyampaian informasi ini jadi lebih cepat diproses, mudah dilakukan, dan tetap menjaga privasi serta profesionalisme komunikasi kerja.

Informasi karyawan

Melalui ESS, karyawan dapat menginput data pribadi seperti data diri, pendidikan dan data administrasi lainnya melalui perangkat yang mereka miliki.

Penerapan seperti ini akan meminimalisasi kesalahan penulisan dan informasi sehingga mengurangi waktu input di bagian administrasi.

Penggunaan kertas juga dapat dikurangi dan diganti menjadi data-data elektronik yang tersambung dengan karyawan.

Materi Pengembangan diri

Sistem ESS juga akan membantu proses transfer materi pengembangan diri seperti training atau tugas/task untuk setiap karyawan sehingga lebih efektif dan merata.

Karyawan akan memiliki kesempatan yang sama dengan karyawan lain untuk memajukan diri, sementara perusahaan akan lebih hemat waktu, tempat, tenaga, dan biaya karena edukasi khusus sudah disampaikan di perangkat karyawan masing-masing.

Penjadwalan Shift Kerja

Shift kerja karyawan yang beragam seringkali membuat HR maupun manajemen kebingungan. Penjadwalan yang manual mungkin menyebabkan kekeliruan seperti jadwal double di malam hari.

Penerapan sistem ESS akan membantu proses penjadwalan shift kerja terutama pada perusahaan besar dengan jumlah karyawan yang sangat banyak.

Baca juga : Biar ga salah kelola, Ini dia cara pembagian shift kerja menurut Undang-Undang

 

Tujuan Penerapan Sistem Employee Self Service

Dari bentuk dan manfaat diatas ada beberapa tujuan penerapan sistem Employee Self Service.

Meningkatkan Produktivitas Perusahaan

Mengelola data-data termasuk tunjangan, penggajian, maupun kehadiran adalah proses yang memakan waktu lama. Penerapan sistem Employee Self Service (ESS) akan menghilangkan sebagian besar beban itu terutama untuk departemen HR.

HR dapat fokus dengan pengembangan strategi untuk mengelola kinerja karyawan. Karyawan juga dapat lebih mudah dan cepat untuk memperbarui data pribadi.

Menciptakan sistem yang tepusat dan otomatis

Proses berbasis kertas dan email akan berantakan dan mungkin berhenti di tahap tertentu karena data yang hilang atau rusak. Sehingga proses tidak benar-benar memiliki pusat sistem yang baik.

Jika semua kegiatan berada dalam satu sistem, Komponen-komponen seperti penggajian, perizinan, dan pembaruan data karyawan akan dapat diproses secara otomatis dan mengurangi human error.

Meningkatkan Kepatuhan pada Hukum

Sistem Employee Self Service yang cenderung di-monitoring oleh banyak pihak akan meminimalisir kesalahan dan mengikuti perkembangan regulasi terkait ketenagakerjaan.

Karyawan lebih Nyaman

Pada akhirnya, sistem Employee Self Service dengan semua fitur yang memudahkan proses informasi dan administrasi akan membuat karyawan dapat dengan mudah menemukan jawaban dan tidak dipusingkan dengan alur birokrasi yang memakan waktu lama.

Itu dia beberapa penjelasan seputar Employee Self Service atau ESS. Apakah kantor Anda sudah menerapkan sistem ESS ini? Seluruh bentuk dan manfaat sistem ESS (Employee Self Service) ini ada dalam satu aplikasi AkuMaju untuk mendapatkan manfaatnya. AkuMaju sudah memiliki fitur absensi online, penggajian, penjadwalan shift, pengajuan ijin dan cuti, lembur, kontrak kerja dan fitur lengkap lainnya.

Menggunakan AkuMaju yang mendukung sistem Employee Self Service atau ESS dapat membantu memudahkan administrasi perusahaan, menghemat waktu, tenaga dan biaya, serta meningkatkan keamanan data karyawan.

Coba gratis software Employee Self Service AkuMaju dengan mengisi form di page kami.