Sebelum resmi bergabung dengan perusahaan, biasanya tim HR akan mengirimkan offering letter atau surat penawaran kerja kepada kandidat yang terpilih saat merekrut karyawan. Surat ini sebagai bukti keseriusan perusahaan dalam merekrut pelamar yang sudah memenuhi syarat untuk bisa segera bekerja. Offering Letter juga jadi bagian yang paling dinantikan bagi pelamar.
Surat penawaran kerja seringkali dianggap sama dengan kontrak kerja, padahal keduanya memiliki nilai dan format yang berbeda. Perusahaan juga terkadang masih kesulitan dan bingung dalam membedakan dan membuat offering letter yang menarik bagi kandidat. Nah, sebagai HR jangan sampai salah membuat dokumen ini yang membuat kandidat idaman justru lari.
Bagi Anda yang belum tahu menahu perihal dokumen ini, yuk simak informasi lengkapnya berikut ini.
Apa itu Offering Letter?
Secara harfiah, maksud Offering Letter adalah surat penawaran kerja.
Namun, Offering Letter atau Surat Penawaran Kerja dapat didefinisikan sebagai dokumen atau surat pemberitahuan formal yang menyatakan bahwa kandidat terpilih dengan mencantumkan hak dan tanggung jawab Anda setelah semua syarat/ketentuan di tahap awal rekrutmen sudah Anda setujui.
Surat penawaran juga memberikan informasi kompensasi dan tunjangan Bagian ini menguraikan aspek keuangan dari pekerjaan, termasuk gaji atau tarif per yang ditawarkan, frekuensi pembayaran (bulanan, dua mingguan, dll.), dan tunjangan atau tambahan apa pun yang diberikan oleh pemberi kerja.
Apa isi dari Offering Letter?
Pendahuluan
Isi dimulai dengan salam dan pernyataan penawaran posisi pekerjaan sesuai rekrutmen kepada kandidat.
Deskripsi Pekerjaan
Penjelasan rinci tentang tanggung jawab, aturan-aturan seperti jam masuk – jam pulang, ekspektasi perusahaan, persyaratan posisi, dan berbagai informasi penting lain yang perusahaan anggap perlu dinyatakan juga pada badan offering letter.
Gaji/ Tunjangan
Surat penawaran kerja yang baik akan menyebutkan gaji, bonus, komisi, dan tunjangan-tunjangan lain seperti asuransi kesehatan, cuti, thr, dan lain-lain dengan penjelasan secara detail sehingga penerima kerja mengerti apa yang menjadi benefit mereka bekerja di perusahaan tersebut.
Syarat dan Ketentuan
Semua syarat yang ditentukan, tanggal mulai, durasi pekerjaan, masa percobaan, dan jadwal kerja juga sebaiknya diuraikan dalam surat penawaran kerja.
Kerahasiaan
Klausul kerahasiaan dan non-disclosure yang mengharuskan karyawan untuk merahasiakan informasi rahasia pemberi kerja juga dituliskan dalam isi surat.
Pemutusan Hubungan Kerja
Surat tersebut juga menguraikan keadaan dimana pegawai berhenti kerja dengan klausul-klausul tertentu.
Pengakuan
Dalam surat ini juga harus mencakup bagian dimana karyawan menerima atau menolak tawaran pekerjaan tersebut.
Arti Kontrak Kerja
Kontrak kerja adalah perjanjian tertulis antara karyawan dan perusahaan yang berisi hal penting seperti syrat-syarat kerja, jangka waktu kerja, serta hak dan kewajiban antara kedua belah pihak selama masa kerja berlangsung.
Kontrak kerja harus diberikan sebelum karyawan mulai bekerja, hal ini guna memberikan kepastian dan perlindungan hukum oleh karyawan maupun perusahaan. Kontrak kerja ini akan mulai berlaku setelah kedua belah pihak setuju dengan isi dari perjanjian kerja tersebut tanpa adanya paksaan dari pihak manapun.
Perbedaan Offering Letter dengan Kontrak Kerja
Meskipun sudah menerima surat penawaran kerja, Anda belum resmi menjadi karyawan perusahaan tersebut. Berikut ini beberapa perbedaan diantara keduanya.
- Surat kontrak kerja merupakan dokumen resmi yang mengikat karyawan secara profesional dengan status karyawan tetap maupun karyawan kontrak. Surat kontrak kerja mengikat secara hukum berdasarkan UU Cipta Kerja, sementara offering letter tidak memiliki kekuatan hukum.
- Kontrak kerja menjelaskan lama waktu kerja dengan perusahaan, sedangkan surat penawaran kerja hanya memuat tanggal mulai bekerja
- Surat penawaran kerja tidak dijelaskan mengenai syarat-syarat kerja, hak dan kewajiban dari kedua pihak seperti yang ada pada kontrak kerja.
Manfaat Offering Letter
Secara umum, berikut ini beberapa yang kami uraikan :
- Simbol kesepakatan antara calon karyawan dan perusahaan
- Bahan pertimbangan calon karyawan sebelum lanjut ke kontrak kerja.
- Kesepakatan awal yang resmi sebelum menandatangani kontrak kerja.
Contoh Offering Letter
Contoh 1
Contoh 2
Cara Mengirim Tanggapan Offering Letter
Penting sekali bagi calon karyawan untuk mengirimkan kembali kepada pemberi kerja secara tepat waktu untuk menkonfirmasi jawaban. Berikut ini beberapa penjelasan tentang kapan harus mengirim kembali surat penawan.
Tinjau Deadline
Bacalah surat penawaran dengan cermat untuk memeriksa apakah ada jadwal yang ditentukan untuk menjawab tawaran tersebut.
Pertimbangkan Waktu Negosiasi
Jika kamu berniat untuk menegosiasikan hal-hal tertentu, sepeti gaji atau tunjangan, penting untuk memperhitungkan waktu negosiasi karena mungkin akan memperpanjang proses penerimaan.
Komunikasikan Penundaan
Beritahukan kepada pihak perusahaan alasan mengapa Anda perlu menunda jawaban offering letter tersebut dengan juga memberikan perkiraan tanggal kapan kamu akan mengirimkan balasan.
Beri Tanggapan
Meskipun tidak ada tenggat waktu yang disebutkan, tanggapan yang cepat sangat disarankan. Berikan konfirmasi yang sopan dan ekspresi antusiasme yang membuat pihak perusahaan lebih menghargai diri Anda.
Tanda tangani kontrak kerja dengan e-contract AkuMaju
Sekian penjelasan lengkap mengenai perbedaan keduanya. Semoga artikel berikut membantu Anda memahami perbedaan diantara surat kontrak kerja dan penawaran (offering letter) dan tidak kebingungan sebelum menandatanganinya ya!
Nah, di era digital ini, sudah banyak perusahaan yang surat offering letter maupun surat kontrak kerja dalam bentuk kontrak elektronik atau e-contract yang memuat e-Sign di dalamnya. Perusahaan yang menerapkan remote working tentu mendapatkan keuntungan yang lebih praktis dan cepat.
Bagi Anda yang ingin menikmati keuntungan tersebut, Anda bisa mencoba kontrak elektronik atau e-contract ini di AkuMaju.
Coba AkuMaju Sekarang!
