Pekerjaan HR lebih kompleks hari ini. Pengelolaan mulai dari perekrutan hingga pelatihan (training), evaluasi, hingga status karyawan aktif. Memang HRMS itu se-penting itu?

Pekerjaan yang terus-menerus dan memakan waktu membutuhkan perangkat lunak (software) manajemen SDM untuk pengelolaan informasi SDM yang lebih efisien, sehingga fokus karyawan tetap pada area yang lebih berdampak untuk perusahaan.

HRMS, atau Human Resources Management System digunakan sebagai solusi untuk mengelola sumber daya manusia dalam bentuk rangkaian aplikasi perangkat lunak (software).

HRMS memungkinkan perusahaan untuk sepenuhnya memahami proses terkait tenaga kerjanya dengan mematuhi undang-undang pajak dan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.

Meskipun pengguna HRMS adalah tim HR, namun HR bukan satu-satunya departemen yang diuntungkan. Karyawan dan manajerial dapat melakukan layanan mandiri untuk tugas-tugas umum.

Eksekutif dapat menggunakan HRMS untuk menghasilkan data tentang tren tenaga kerja dan implikasi bisnis mereka. Integrasi HRMS dengan sistem akuntansi juga sangat berharga bagi tim keuangan.

HRIS vs HRMS

HRIS, akronim untuk Human Resources Information System. Sistem ini berakar dari MIS (Management Information System) ketika informasi dan proses HR diganti komputerisasi. Dengan fungsi inti HRIS adalah pencatatan elektronik dan pengelolaan catatan karyawan.

Seiring berkembangnya teknologi dan sistem yang berkembang melalui pencatatan karyawan, HRIS jadi lebih dikenal sebagai HRMS. Meskipun HRMS memiliki sistem otomasi lebih untuk proses SDM , tapi istilah HRMS masih digunakan secara sinonim untuk HRIS.

Mengapa HRMS penting?

Cara kerja yang berubah ke model WFH (Work From Home) atau WFA (Work From Anywhere) tidak harus membuat HR harus menghabiskan waktu untuk pembaruan jam kerja yang baru atau formulir-formulir kontrak dan pajak karyawan.

Jika tim HR di suatu perusahaan sudah kewalahan dengan pekerjaan sehari-hari, ini saatnya menggunakan kemampuan layanan mandiri (ESS) seperti HRMS.

Related post : Bahasan Lengkap Apa itu Sistem Employee Self Service hingga Manfaatnya

Keuntungan ini yang didapat HRMS

Ada 5 manfaat yang didapatkan dari HRMS :

Wawasan yang lebih dalam 

Tanpa HRMS, karyawan dan manajer membuat data di berbagai tempat, mulai dari spreadsheet hingga nota keuangan. Jika begini, kemungkinan data yang hilang besar dan data yang diproses belum tentu valid.

HRMS membuat semua data berada dalam satu wadah, dengan integritas yang lebih tinggi sehingga pengambilan keputusan juga lebih cepat dan lebih baik.

Perusahaan akan dapat menilai tenaga kerja saat ini dengan membandingkan tujuan bisnis perusahaan. Hal ini maksudnya adalah HR dapat dengan cepat mengidentifikasi indikasi masalah di awal sebelum produktivitas rusak atau loyalitas karyawan hilang.

Peningkatan keterlibatan karyawan 

Suatu HRMS dapat membantu mengembangkan karyawan.

Hubungan mentoring alami dalam satu departemen antara senior dan junior dapat tercatat dalam fitur monitoring pada HRMS. Sementara itu survey dan kepuasan karyawan juga dapat tercatat secara baik karena karyawan terlibat langsung dengan penggunaan HRMS.

Efisiensi proses & budaya self-service 

Tinjauan kinerja yang dilakukan HR saja dapat memakan waktu hingga 40% dari waktu HR setiap minggu. Dalam banyak kasus, tiap individu (-karyawan) akan lebih senang untuk melakukan pekerjaan itu sendiri.

Dalam HRMS, HR dapat mengatur FAQ (Frequently Asking Questions) sehingga orang dapat menemukan jawaban atas pertanyaan yang sering diajukan, dan karyawan serta manajer dapat dengan aman mengakses catatan mereka sendiri.

Pada akhirnya, HR lebih fokus pada layanan yang lebih bernilai.

Selain itu, proses HR memerlukan beberapa tingkat persetujuan, seperti permintaan pekerjaan, permintaan waktu cuti, yang mungkin menyita waktu.

HRMS menyediakan alur kerja persetujuan untuk meng-otomatisasi ini dan proses lainnya, sehingga pemberi persetujuan mendapat informasi secepatnya untuk mengkonfirmasi permintaan tersebut. Waktu proses akan berkurang sekitar 50% dan akurasi meningkat juga.

Modal yang lebih rendah 

Pembelanjaan modal seperti ruang pusat data, pemeliharaan untuk HR, berkas-berkas pelatihan dapat diminimalisasi karena sifat HRMS yang terpusat dan sepenuhnya berbasis cloud.

Data yang tersimpan dalam cloud sudah pasti memberi ruang yang lebih banyak untuk meja staff.

Merekrut lebih cepat 

HRMS menghubungkan perekrut dengan kandidat secara elektronik atau digital lewat catatan pekerjaan dan aplikasi seluler, yang memotong waktu pengerjaan perekrutan sehingga lebih menyenangkan.

Fitur HRMS juga dapat membantu mengumpulkan kandidat yang mempercepat perekrutan pasif ketika posisi baru dibuka.(/chr)

Baca juga : Bagaimana memilih HRMS yang tepat?